Online werken in de cloud; hoe werkt dit en hoe pak je het aan?

‘Werken in de cloud’ klinkt voor veel mensen nog als een ver-van-mijn-bed-show. De cloud is voor hen zo groot en onbekend, dat ze er liever ver vandaan blijven. Toch hoort het bij het werken van nu. Op afstand efficiënt samenwerken zonder de noodzaak van netwerkschijven of constant bestanden naar elkaar doormailen. Hoe werkt het nu precies? Dat hopen we u in dit artikel uit te leggen.

Wat is werken in de cloud?

Benieuwd waar de term ‘cloud’ vandaan komt? Uit de jaren 90, toen het internet populair werd en technici wolkjes gebruikten om netwerken te tekenen. Werken in de cloud kunt u als volgt zien: het is als het ware een computer map met software waarin al de gegevens makkelijk bereikbaar zijn. Door te werken in de cloud kunt u altijd en overal bij uw bestanden. Het principe van de cloud is: alle bestanden kunnen openen, bewerken en opslaan op verschillende apparaten.

Wat is het voordeel van werken in de cloud?

Onderzoek toont aan dat ruim 54 procent van de Nederlandse zakelijke instellingen software uit de cloud gebruikt. Waarom? Werken in de cloud heeft veel voordelen:

– Bestanden worden automatisch gesynchroniseerd zodat mensen waarmee je bestanden deelt automatisch de laatste versies hebben;
– Bovendien worden automatisch back-up gemaakt van alle bestanden die in uw cloud zijn opgeslagen. Maar, of u nu werkt in de cloud of niet, u doet er wel verstandig aan om uw laptop of computer te beschermen tegen hackers en virussen;
– Ook zijn de cloud-bestanden zowel online als offline te bereiken;
– Het scheelt bedrijven grote investeringen in hardware, omdat dat niet meer nodig is met werken in de cloud;
– U kunt overal bereikbaar zijn;
– Er zijn verschillende mogelijkheden om een digitale werkplek te creëren. Dit betekent dat u de mogelijkheid hebt om alle applicaties op uw smartphone of tablet te zetten.

Hoe pak je het aan?

Voordat u in de cloud gaat werken, doet u er verstandig aan een goed plan van aanpak te maken zodat het zo optimaal mogelijk wordt geïmplementeerd. Onderdeel van dit plan van aanpak zijn:

– het stellen van eisen en randvoorwaarden aan het werken in de cloud; ook wel “requirements” genoemd. Zo kunnen op een slimme manier keuzes worden gemaakt waarbij het werken in de cloud zo functioneel mogelijk wordt ingericht tegen zo laag mogelijke kosten;
– een transitieplan. Dit legt uit hoe de transitie plaatsvindt van het oude naar het nieuwe werken;
– bepalen op welke manier mensen binnen uw organisatie worden betrokken bij het opstellen van de eisen, het overgangstraject en  – een stukje communicatie over ‘het nieuwe werken’;
– de verantwoordelijkheden bij de implementatie en het gebruik ervan;
– een goede planning;
– een kosten-batenanalyse: wat gaat het medewerkers aan tijd opleveren opleveren, welke kosten vallen weg (bestaande IT-infrastructuur die niet meer hoeft te worden vervangen) en wat gaat het werken in de cloud kosten.

U zult merken dat als het werken in de cloud eenmaal goed geïmplementeerd is, u tijd overhoudt voor andere zaken. Veel succes!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *